Correr atrás de um pagamento é das coisas mais desconfortáveis de ter um negócio de treino. Você preferiria estar na sala, e a outra pessoa se sente vigiada. Quase nunca é má-fé: a pessoa esqueceu, não sabia o dia do vencimento ou não achou como pagar.
Isso tem solução, e a solução é organização, não insistência. Aqui estão as peças, na ordem em que vale a pena montá-las, seja você uma academia com centenas de alunos ou um personal com doze.
Um preço e uma data.
Cada plano deve dizer três coisas, por escrito: o que inclui, quanto custa e em que dia se paga. Se isso só existe na sua cabeça, cada pessoa entende do seu jeito.
Há duas formas de fixar a data. A primeira: o mesmo dia do mês para todos, que é mais simples para você. A segunda: um mês corrido a partir do dia em que cada pessoa começou, que é mais justa para quem entra no meio do mês. Escolha uma e não mude todo mês.
Pagar tem que ser fácil.
Cada passo extra é uma desculpa para deixar para amanhã. O ideal é um link de pagamento, ou os dados do Pix ou da transferência, sempre no mesmo lugar e que a pessoa encontre sozinha, sem precisar escrever para você perguntar.
Se alguém prefere pagar em dinheiro, não proíba: anote no mesmo dia, com o nome e o valor. Um pagamento que ficou sem registro acaba numa conversa constrangedora, justamente a que você queria evitar.
Menos vezes para cobrar.
Se os seus alunos topam, ofereça pagar vários meses de uma vez, um trimestre ou um semestre, às vezes com um pequeno desconto. Você cobra menos vezes por ano, e cada cobrança que não existe é uma que você não esquece nem precisa perseguir. Não serve para todo mundo: quem está começando costuma querer testar um mês. Ofereça como opção, não como obrigação.
Avise antes, não depois.
Muitos atrasos são esquecimentos, e um aviso gentil antes da data resolve. Três mensagens, em três momentos. Os nomes e os valores são exemplos; troque pelos seus.
Dois dias antes. "Oi, Camila. Seu plano de outubro vence no dia 5. Deixo aqui o link caso queira pagar antes: [link]. Qualquer dúvida, me fala."
No dia do vencimento. "Oi, Camila. Hoje vence o seu plano. Aqui está o link: [link]. Obrigado."
Três dias depois. "Oi, Camila. Conseguiu ver a questão do plano? Se aconteceu alguma coisa ou se precisa de outra data, me conta que a gente resolve."
Repare no que elas não fazem: não culpam, não ameaçam e não acrescentam nada que a pessoa já não saiba. Todas levam o link, e soam iguais para todo mundo.
Uma tolerância, por escrito.
Decida de antemão quantos dias de atraso você tolera antes de agir, cinco por exemplo, e o que acontece depois: a pessoa continua reservando aulas? O plano é pausado?
Se você não decide antes, decide com cada pessoa, olhando no olho, e acaba flexível com uns e rígido com outros. Uma regra igual para todos tira o peso das suas costas: não é você, é a regra.
Uma conversa só por atraso.
Passada a tolerância, escreva uma vez, em particular, nunca no grupo. Comece perguntando como a pessoa está e ofereça uma saída: pagar em duas partes ou pausar o plano por um mês. Um aluno que pausa continua sendo seu. Um que foi cobrado com irritação muitas vezes não volta.
Separe o que você cobra do que você conversa. Não misture "como foi o treino?" com "você me deve o mês": a pessoa fica sem saber se você pergunta por interesse ou por dinheiro. Se ela não responder, espere uma semana e escreva uma segunda vez. Não precisa de mais.
Anote tudo num lugar só.
Para não correr atrás, você precisa ver de relance quem pagou, quem vence esta semana e quem está atrasado. Uma planilha resolve: nome, plano, data de vencimento e situação. A regra é uma só: atualize no dia em que o pagamento chega.
No dia em que ficar difícil manter a planilha, você já sabe que precisa de ajuda. E tudo o que envolve nota fiscal e impostos, consulte o seu contador: organizar a cobrança não substitui essa conversa.
A lista curta.
- Cada plano diz o que inclui, quanto custa e em que dia vence.
- Existe um só lugar para pagar, sempre o mesmo.
- Você manda um aviso antes da data, outro no dia e outro depois.
- Você tem uma tolerância escrita, igual para todos.
- Você fala do atraso em particular, uma vez, oferecendo uma saída.
- Você anota cada pagamento no mesmo dia.
E o Sprots.
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