Sin cupos, el horario se descuadra solo: el lunes a las 19:00 hay veinte personas en una sala para doce, y el jueves a las 11:00, dos. Con cupos y una lista de espera, la clase se cuida a sí misma y tu gente sabe a qué atenerse.
Sirve igual para un gimnasio con diez clases al día que para un coach con dos grupos a la semana en el parque. Cambia la cantidad, no el método.
Parte por mirar dos semanas.
Antes de cambiar nada, anota por dos semanas cuánta gente viene a cada clase. En un cuaderno alcanza: día, hora y asistentes. Vas a ver cuáles se llenan, cuáles quedan vacías y a qué hora cambia el ánimo de la semana.
El horario se arma con lo que pasa, no con lo que creías que pasaba.
Un cupo con razón.
El cupo no es lo máximo que cabe en la sala. Es lo que te permite atender bien a cada persona y que se pueda entrenar sin chocar con otros. Piensa en tres cosas: el espacio, el material (cuántas barras, cuántas colchonetas) y a cuántas personas puedes mirar a la vez.
Si dudas, parte con un cupo menor y súbelo si te queda holgado. Subirlo es fácil; bajarlo molesta a quien ya reservó.
Reservar y cancelar, con reglas.
Tres reglas, escritas y a la vista de todos:
- Hasta cuándo se puede reservar. Por ejemplo, hasta una hora antes de la clase.
- Hasta cuándo se puede cancelar sin consecuencias. Elige un plazo que te dé tiempo de ofrecer ese cupo a otra persona: unas horas antes, no unos minutos.
- Qué pasa si alguien reserva y no llega. Puede ser nada la primera vez y un aviso después. Si tu plan es de clases al mes, decide si una reserva sin asistir descuenta la clase.
Lo importante no es lo estricto de la regla, sino que sea igual para todos y que se diga antes, no después.
La lista de espera, paso a paso.
Una lista de espera justa tiene cuatro reglas:
- Se ordena por llegada. Quien se anotó primero va primero. Sin excepciones para los amigos.
- Cuando se libera un cupo, se ofrece al primero de la fila, que tiene un rato corto para aceptarlo, por ejemplo 15 minutos, y menos si la clase está encima. Si no responde, pasa a la siguiente persona.
- Cada persona ve su lugar. «Eres la tercera de la fila» tranquiliza más que «te avisamos».
- La fila se cierra antes de la clase. Un rato antes de que parta, ya nadie se anota: evita esperas que ya no tienen sentido.
Si lo llevas a mano, por WhatsApp, lo más difícil es la regla 2: alguien tiene que estar mirando el teléfono cuando se libera el cupo. Ahí es donde más ayuda un sistema.
Cuando una clase siempre está llena.
Una lista de espera larga es un dato, no un problema: te dice que hay gente que quiere venir a esa hora. Si la misma clase tiene fila tres semanas seguidas, piensa en abrir otra a esa hora en otro espacio, o una hora antes o después, en vez de subir el cupo.
Y pregúntales a quienes esperan si otro horario les sirve. Te van a contar más de lo que muestra cualquier planilla.
Cuando casi no viene nadie.
Dos o tres clases vacías no son un fracaso. Primero revisa si el problema es el horario: ¿cae en feriado o a fin de mes?, ¿otra clase se la está llevando? Después tienes tres opciones: juntarla con otra, moverla de hora o cerrarla.
Si la cierras, avisa con tiempo y a cada persona que había reservado, no en el último minuto. Una clase cancelada cuando ya es la hora hace perder más confianza que una clase chica.
Los días que cambian la semana.
Los feriados, las vacaciones de invierno y el verano mueven tu semana. Decide con anticipación qué clases hay esos días y publícalo con una semana de aviso. El día que improvisas, alguien llega a una puerta cerrada.
Si das clases por tu cuenta.
Un coach con un grupo de ocho en el parque necesita lo mismo que un gimnasio con cien socios: un cupo con razón, reglas para reservar y cancelar, una fila justa y avisos a tiempo. Si trabajas en tu casa, en un estudio o en línea, igual. Lo que cambia es el tamaño de la lista, no lo que tienes que decidir.
Y Sprots.
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